不使用工单系统的企业通常需要使用电子邮件和Excel来实现交易的分发和管理，这种模式通常会面临以下三类问题:
1.电子邮件很容易被忘记，也很难支持部门之间的合作。如果不共享电子邮件，客户在第二次联系公司时可能会被分配到其他代理。由于无法直接访问以前的电子邮件，问题处理是不连续的，用户体验很差。当部门合作时，很难实现电子邮件的共享和有序分发。
2.许多公司都有一个人来处理用户支持问题。但是，在这种模式下，负责用户支持的员工需要同时处理大量的用户问题。通过excel表单管理客户问题非常耗时且效率低下，而且很难确定问题的优先级，这导致无法处理用户问题。及时，糟糕的用户体验。此外，非系统分配方法很难在建模问题中找到共同点，这导致重复的问题解决，需要时间和人力成本。
3.很难及时跟踪项目进度或处理问题的结果。项目经理反复确认进度非常耗时，难以实现全面控制和及时调整方向。此外，数据处理时间等于效果数据。两者都需要单独的统计分析，在辅助统计过程中可能存在数据偏差。
4.与电子邮件和excel分发管理相比，工作单系统有助于组织和编制所有客户问题的目录，使代理可以快速检索知识库的内容来回答客户问题，避免重复回答相同的问题，从而更快地解决客户问题并缩短响应时间。同时，客户节省的时间可以更好地解决用户差异化问题，提高用户体验。企业工单管理系统的引入可以实现高效的客户服务，降低支持成本。
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